Por Quanto Tempo Devo Guardar os Documentos e Livros da Minha Empresa?

Apesar de estarmos passando por uma transformação digital em todas as áreas das nossas vidas, o documento físico ainda está muito presente no dia a dia dos micro e pequenos empresários brasileiros.

A necessidade do arquivo desses documentos na forma física sempre foi um transtorno para os empreendedores, por vezes por não ter espaço físico para o seu armazenamento ou por vezes não se atentarem da necessidade da sua guarda, descartando assim de documentos importantes da empresa.

O que é fato é que a guarda desses documentos é um ponto sensível e questionável tanto para os empreendedores quanto para os profissionais da contabilidade.

Devo guardar?

A necessidade da guarda desses documentos dependerá do prazo prescricional ou decadêcia do direito de a administração pública (federal, estadual ou municipal) em constituir o crédito tributário.

Em suma, a guarda dos documentos dependerá do prazo em que esses entes públicos tem o direito de fiscalizar e cobrar impostos e taxas do contribuinte.

O prazo prescricional ou o prazo obrigatório da guarda dos documentos terá início a partir do primeiro dia do exercício seguinte ao fato ocorrido ou no limite, quando ele deveria ter ocorrido.

Sendo assim, um documento datado de 30/06/2012 e tem o prazo prescricional de 5 anos, ele deverá ser guardado até o dia 1º/01/2018.

Documentos Digitalizados

A digitalização dos documentos fiscais e contábeis, ainda que autenticados, não dispençam os respectivos originais até que ocorra a prescrição dos créditos tributários.

Livros Fiscais e Contábeis

Os livros contábeis e fiscais também deverão ter a sua guarda até o momento da prescrição dos créditos tributários exceto o Livro Diário que deverá ter a sua guarda permanente por conter registros de todas as mutações patrimonias da empresa.

 

Acesse aqui a tabela completa do prazo de guarda dos documentos >> [Guarda de Documentos]

 

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Sobre o autor: Fabiano S. Borsatto é contador, pós graduado em controladoria e finanças, empreendedor e especialista em gestão contábil e financeira para a micro e pequena empresa.